Jak poprosić gości o potwierdzenie obecności?

Zbieranie potwierdzeń to jedna z najbardziej nużących części organizacji ślubu. Będzie mniej dzwonienia i dopytywania, jeśli prośba jest jednoznaczna, a odpowiedź zajmuje minutę.

Na kiedy prosić?

Sale i restauracje zwykle potrzebują ostatecznej liczby gości na kilka tygodni przed ślubem, często na trzy, cztery tygodnie. Dobrze ustawić termin odpowiedzi o tydzień lub dwa wcześniej, żeby został czas dla tych, którzy się spóźnią. Zaproszenie wyślijcie co najmniej sześć tygodni przed tym terminem.

O co pytać?

Tylko o to, czego naprawdę potrzebujecie. Najczęściej są to:

• Ile osób przyjdzie? Niech goście wliczą też osoby towarzyszące i dzieci.
• Jakie menu wybierają? Jeśli jest wybór.
• Czy mają alergie lub nietolerancje pokarmowe? To ważne dla restauracji lub firmy cateringowej.
• Czy potrzebują noclegu? Jeśli pomagacie w organizacji.
• Czy zostaną na poprawiny? Jeśli je planujecie.

Przydać się może też pytanie z humorem, na przykład: „Do jakiej piosenki chcielibyście zatańczyć?” Dowie się z niego wiele także zespół albo DJ.

Pytanie o piosenkę świetnie pasuje do zaproszenia Gramofon, w którym także program wygląda jak playlista. Parom, które lubią podróże, zaproszenie Karta pokładowa pyta o potwierdzenie jak przy odprawie pasażera.

Jak to sformułować?

Po przyjacielsku, w formie „wy”, bez przepraszania za to, że ktoś musi odpowiedzieć:

Prosimy, dajcie nam znać do 20 sierpnia 2027, czy możemy na was liczyć.

Unikajcie zdań w stylu „jeśli się nie odezwiecie, uznamy, że nie przyjdziecie”. W zaproszeniach Envelopio odpowiedź to jeden formularz. Przy każdym własnym pytaniu możecie ustawić, czy widzą je tylko ci, którzy przyjdą.

Jak dokładnie działa potwierdzenie obecności w Envelopio, zobaczycie na stronie Jak to działa.

A jeśli ktoś nie odpowiada?

Po upływie terminu zwykle wystarczy krótka, życzliwa wiadomość. Na koncie widzicie, kto już odpowiedział (odpowiedzi możecie też pobrać jako tabelę), więc łatwo zapisać, do kogo jeszcze trzeba się odezwać.