Rückmeldung der Gäste: So fragt ihr richtig nach
Bis wann ihr Rückmeldungen erbitten solltet, was ihr fragt und wie ihr es freundlich formuliert, damit eure Gäste wirklich antworten.
Die Rückmeldungen gehören zu den nervenaufreibendsten Teilen der Hochzeitsplanung. Ihr müsst weniger hinterhertelefonieren, wenn die Bitte eindeutig ist und die Antwort in einer Minute erledigt ist.
Bis wann sollen die Gäste antworten?
Locations und Caterer brauchen die endgültige Gästezahl meist einige Wochen vor der Hochzeit; fragt bei euren nach, wie lange sie euch Zeit lassen. Setzt eure Frist ein bis zwei Wochen davor, dann bleibt Zeit für die Nachzügler. Die Einladung solltet ihr mindestens sechs Wochen vor dieser Frist verschicken. Fällt die Hochzeit in die Ferienzeit, ist früher besser, denn viele Gäste planen ihren Urlaub lange im Voraus.
Was solltet ihr fragen?
Nur das, was ihr wirklich braucht. Am häufigsten sind diese Fragen:
- Wie viele kommen? Begleitung und Kinder sollen sie mitzählen.
- Welches Menü möchten sie? Wenn es eine Auswahl gibt.
- Gibt es Unverträglichkeiten oder Allergien? Das ist für das Catering wichtig.
- Brauchen sie eine Übernachtung? Wenn ihr bei der Organisation helft.
Eine spielerische Frage kann auch gut ankommen, zum Beispiel: „Zu welchem Lied würdet ihr gern tanzen?“ Daraus erfährt auch die Band oder der DJ viel.
Die Frage nach dem Lied passt besonders gut zum Plattenspieler, bei dem auch das Programm als Playlist erscheint. Bei reisefreudigen Paaren fragt die Bordkarte die Rückmeldung wie eine Art Check-in ab.
Wie formuliert ihr es?
Freundlich, per Du (ihr) und ohne euch dafür zu entschuldigen, dass die Gäste antworten sollen:
Bitte sagt uns bis zum 20. August 2027 Bescheid, ob wir mit euch rechnen dürfen.
Sätze wie „Wenn wir nichts von euch hören, gehen wir davon aus, dass ihr nicht kommt“ lasst ihr besser weg. In den Einladungen von Envelopio ist die Rückmeldung ein einziges Formular. Bei jeder eigenen Frage könnt ihr einstellen, ob nur die Gäste sie sehen, die zusagen.
Wie die Rückmeldung bei Envelopio genau funktioniert, seht ihr unter So funktioniert’s.
Und wenn jemand nicht antwortet?
Nach Ablauf der Frist reicht meist eine kurze, nette Nachricht. In eurem Account seht ihr, wer schon geantwortet hat (die Antworten lassen sich auch als Tabelle herunterladen), so lässt sich leicht aufschreiben, bei wem ihr noch nachfragen müsst.
